Comment mettre en place la facturation électronique dans son entreprise ? C’est sans doute une question qui tourne autour de la tête des entrepreneurs. Découvrez au cours de cet article comment mettre en place l’e-facturation !
Qu’est-ce qu’une facture électronique ?
Il est important de comprendre la différence entre plusieurs éléments pour bien comprendre ce qu’est la facturation électronique :
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- La facturation électronique et le PDF,
- La facture dématérialisée a-t-elle la même signification qu’une facture électronique ?
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Une facture est dite électronique lorsqu’elle est émise, transmise et reçue sous ce format. Autrement dit, une facture dématérialisée et PDF ne sont pas électroniques du fait du non-respect de l’ensemble de ce processus.
Une facture au format électronique est conforme lorsqu’elle respecte les mentions obligatoires exposées aussi sur une facture PDF ou papier :
- La date et le numéro de la facture : chaque facture doit être identifiée avec un numéro unique et chaque numéro doit se suivre.
- L’identité du récepteur,
- La description détaillée de la marchandise ou du service,
- Le montant total de la facture : taux de la TVA, modalités de paiement, réductions éventuelles, toutes charges comprises, montant hors taxes,
- L’adresse des livraisons des biens,
- Le numéro SIREN du client,
- L’option pour le paiement de la TVA d’après les débits,
- La catégorie de l’opération (prestation de services, livraison de biens, ou catégorie regroupant les deux).
Quels sont les formats d’une facture électronique ?
Il existe en général 3 types de formats d’une facture électronique :
Les factures au format non structuré
Dans le secteur privé, la facture électronique est obligatoire. Cependant, il ne sera plus accepté prochainement. Les factures au format non structuré sont les factures sous le format JPEG ou PDF.
Les factures au format structuré
Les logiciels peuvent lire automatiquement les données de ce type de facture. Le format XML est un exemple de format structuré.
Les formats au format hybride
Les éléments indiqués ci-dessus sont reprises par ce type de format :
- Lisible par les êtres humains,
- Lisible par les logiciels.
La Factur-X est l’exemple le plus connu.
Comment faire une facture électronique ?
A partir de 2024, vous devez choisir un logiciel de facturation conforme à la nouvelle législation pour effectuer un e-facture. Mais comment fonctionne la facture électronique lorsque vous avez choisi un outil dédié ?
Pour mieux comprendre son fonctionnement, les contours de la réforme ont été dessinés par la Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP). Elle a mis en place un schéma Y pour faire intervenir un grand nombre d’acteurs :
- Le Portail Public de Facturation: L’administration fiscale a mis en place cette plateforme officielle. Les fonctionnalités sont les mêmes que le portail service public, Chorus Pro. De plus, l’e-reporting est le rôle déterminant dans cette nouvelle loi. Quelques informations sont effectivement transférées par le PPF à l’administration fiscale (montant de l’opération ou montant de la TVA).
- Les Plateformes de Dématérialisation Partenaires: A l’instar des PPF, les factures peuvent également être transmises à l’administration fiscale par les PDP. Pour ce faire, pour une durée de 3 ans renouvelable, celles-ci doivent s’immatriculer auprès de l’administration fiscale.
- Les Opérateurs de Dématérialisation: Ce sont des opérateurs qui assurent la création et la transmission des factures. Cependant, ceux-ci ne seront pas reconnus officiellement. Par conséquent, ils présenteront des logiciels de gestion commerciale, de facturation ou pré-comptabilité.
Par ailleurs, si vous souhaitez avoir des explications sur la réforme, n’hésitez pas à consulter Akanea.com !
Sur un opérateur de dématérialisation, l’entreprise émettrice génèrera par exemple ses factures. L’OD se chargera ensuite de leur dépôt sur le PPF ou via une PDP. Les informations seront par la suite transférées par cette dernière à l’entreprise destinataire et au PPF.
Les avantages de la facturation électronique pour votre entreprise
Passer à la facturation électronique offre de nombreux avantages pour votre entreprise. Voici les principaux.
La facturation électronique permet un traitement automatisé des données, ce qui réduit considérablement le temps consacré à cette tâche et améliore l’efficacité du processus de facturation. Plus besoin de traiter manuellement chaque facture, cela se fait automatiquement grâce aux logiciels dédiés.
La mise en place d’un système de facturation électronique peut entraîner une réduction significative des frais liés à la gestion de la comptabilité et notamment ceux liés aux impressions, au papier ou encore aux enveloppes.
La numérisation des documents fiscaux facilite leur suivi et leur archivage sur une longue période sans risque d’égarer ou perdre les informations importantes pour votre entreprise.
En proposant une solution innovante comme la facture électronique, vous offrez à vos clients un service plus rapide et efficace tout en simplifiant leurs démarches administratives.
Le choix pour votre entreprise d’opter pour une solution basée sur le numérique est aussi bénéfique pour l’environnement car il limite son impact écologique (moins d’impression papier).
Avant toute décision concernant l’utilisation effective de cette technologie dans votre entreprise, vous devez prendre en compte certains éléments importants :
• Tout d’abord, il est nécessaire de vérifier si la facturation électronique est compatible avec les logiciels que vous utilisez actuellement.
• Vous devez aussi vous assurer que vos clients sont en mesure de recevoir des factures au format électronique et qu’ils ont donné leur accord pour cette option.
Les étapes pour mettre en place la facturation électronique dans votre système de gestion de factures
Vous êtes convaincu par les avantages de la facturation électronique et vous souhaitez désormais mettre en place ce système dans votre entreprise ? Voici les étapes clés à suivre pour y parvenir.
Analyser vos besoins :
L’étape préliminaire consiste à analyser en détail vos besoins afin d’évaluer si la facture électronique est adaptée à votre entreprise. Vous devez aussi vérifier que tous les acteurs concernés qui interviennent dans le processus de facturation sont prêts à s’engager dans cette démarche.
Choisir un logiciel dédié :
Le choix du logiciel dédié est crucial, car il permettra de gérer l’ensemble du processus de la facturation électronique, depuis la création des factures jusqu’à leur transmission aux clients. Il existe aujourd’hui une multitude d’options sur le marché, avec des fonctionnalités différentes selon les besoins spécifiques de chaque entreprise.
Mettre en place le système :
Une fois que vous avez choisi le logiciel qui correspond à vos attentes, vous pouvez procéder à sa mise en place au sein de votre système informatique grâce aux prestations proposées par l’éditeur ou son partenaire intégrateur.
Sensibiliser ses collaborateurs :
Vous devez organiser une formation en interne ou par le biais de supports pédagogiques.
Tester et valider :
Avant la mise en production, vous devez procéder à des tests pour vérifier que tout fonctionne correctement et que les factures sont transmises aux destinataires sans aucun problème.
Lancer la production :
Une fois tous les tests validés, vous pouvez mettre votre système de facturation électronique en production et commencer à envoyer vos factures au format numérique à vos clients.
La mise en place d’un système de facturation électronique demande une réflexion préalable sur les besoins spécifiques de chaque entreprise ainsi qu’une planification précise afin d’éviter tout dysfonctionnement ultérieur. Avec un choix bien pensé du logiciel dédié et une sensibilisation adéquate des collaborateurs concernés, ce processus peut être réussi efficacement pour améliorer votre gestion administrative.
